Du willst gute IT-Mitarbeiter finden? Mit diesen 6 Tipps funktioniert’s (trotz Fachkräftemangel)
Du spürst es vermutlich schon am eigenen Leib – pardon bei deiner eigenen Firma: es wird immer schwieriger, passende IT-Fachkräfte zu finden. Gute Leute können sich inzwischen die Stellen aussuchen. Doch es ist nicht aussichtslos.
Wenn du meine 6 Tipps konsequent umsetzt, wirst du garantiert die richtigen IT-Profis für dich gewinnen. Mein Bonustipp sorgt dafür, dass es zukünftig schneller geht.
Tipp 1: Sei dir klar, wen du überhaupt suchst
Klarheit ist das A und O für einen erfolgreiche Mitarbeitersuche.
Wen suchst du mit welchen Fähigkeiten wofür?
Trommel dein Team zusammen und beschäftigt euch gemeinsam mit den folgenden Punkten:
Ist-Situation: Wie ist die aktuelle Situation in dem Bereich, für den wir Unterstützung benötigen?
Einordnung der Position bzw. Rolle in die Unternehmensstruktur: Wie ist Organisationsstruktur (Team, Vorgesetzter, Kollegen)? Mit wem muss der oder die Neue sonst noch zusammenarbeiten?
Erwartungen und Perspektiven: Welche Erwartungen haben wir an die Position? Welche Perspektiven sollen sich dadurch für das Unternehmen ergeben?
Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Welche regelmäßigen 3-5 Aufgaben sind mit der Tätigkeit verbunden? Welcher Verantwortungs- und Entscheidungsspielraum ist mit der Position verbunden?
Qualifikation Welche Qualifikation und Methodenkompetenzen benötigt der oder die Neue, um den Job gut auszuführen? Welche sind unbedingt erforderlich, welche sind nice to have oder könnten auch während der Einarbeitung erworben werden? Sind Spezialkenntnisse (z.B. Know-how in Angular 2) erforderlich?
Erfahrungen & Stärken Welche Erfahrungen, Talente und Stärken sind hilfreich, um die Aufgaben gut zu erfüllen? Welche würden das Team gut ergänzen? Welche davon muss der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin mitbringen und was wäre kontraproduktiv für das Team?
Persona des Wunschkandidaten / der Wunschkandidatin erstellen: Beschreibt, was für ein Typ euer Wunschbewerber ist. Z.B. “guter Netzwerker”, “analytischer Mensch”, “empathisch”, „humorvoll“ usw.
Gehalt & Benefits Wie wird die Position vergütet und was können wir der gesuchten Fachkraft bieten? Hier auch an Weiterbildung, Remote Work, Teilzeit etc. denken!
Bewerbungsprozess Wer ist für den Bewerbungsprozess verantwortlich? Wie läuft er ab? Wer ist bei den Gesprächen dabei? Wie werden die Gespräche im Detail ablaufen (Fragenkatalog!) Was sind die Entscheidungskriterien bei der Personalsuche?
Schreib die Antworten unbedingt auf. Dabei hilft dir mein “Recruiting-Briefing Canvas” weiter, das du dir hier kostenfrei herunterladen kannst. Druck es in voller Größe aus und arbeitet einfach mit Post-its. Wenn ihr remote zusammenarbeitet, mach daraus ein Miro Board.
Das hat funktioniert!
Das Recruiting-Briefing Canvas flattert gleich in dein Postfach.
Tipp 2: Schreibe Stellenanzeigen, die sich von den anderen abheben
Hast du schon die Stellenanzeigen deiner Mitbewerber aus der Branche durchgelesen? Noch nicht?
Mach das mal. Du wirst sehen, dass 90% der Stellenanzeigen z.B. für einen Systemadministrator (w/m/d) absolut austauschbar sind und sich nur in Logo und Adressdaten voneinander unterscheiden.
Sie sind unpersönlich getextet und die entscheidenden Fragen der Bewerber und Bewerberinnen werden darin nicht beantwortet.
Weder wird deutlich, was das Besondere am Unternehmen ist, noch, welche konkreten Aufgaben ich als zukünftige IT-Administratorin habe oder warum in aller Welt ich mich auf diese Position bewerben sollte.
So machst du es besser:
Schreibe radikal aus Sicht deiner Wunschbewerberinnen. Sie stellen sich beim Lesen der Stellenanzeige viele Fragen und wünschen sich konkrete Antworten auf:
Um was für eine Position in der IT handelt es sich?
Was sind meine 3-5 wiederkehrenden Hauptaufgaben?
Wie eigenständig und selbstverantwortlich kann ich arbeiten?
Welche Kompetenzen, Qualifikationen, Talente und Fähigkeiten muss ich mitbringen und welche wären wünschenswert, sind aber nicht notwendig?
TIPP: Beschränke dich hier auf die 3 wichtigsten “Must-have”-Anforderungen und höchstens 2 “Nice-to-have”-Anforderungen aus Punkt 1.
Wie groß ist mein zukünftiges Team und wer ist meine Chefin?
Was werde ich verdienen?
TIPP: Gib hier unbedingt die realistische Bandbreite des vorgesehenen Bruttojahresgehaltes an. Allein damit hebst du dich positiv von 90% der übrigen Stellenanzeigen ab.
Wie hoch ist die vorgesehene Arbeitszeit? Ist auch eine Teilzeittätigkeit möglich?
Gibt es Bereitschaftsdienste oder regelmäßige Dienstreisen? Wenn ja, in welchem Umfang?
Kann ich aus dem Homeoffice oder sogar remote arbeiten?
Welche Benefits gibt es für die Mitarbeitenden über das Gehalt hinaus?
Wie läuft der Bewerbungsprozess ab?
Wer ist mein Ansprechpartner während des Bewerbungsprozesses?
Das muss erstmal ausgeblendet werden:-)
Wie eine gute Stellenanzeige im Detail aufgebaut sein sollte und was du beachten solltest, damit sie überhaupt in den Weiten des Internets von deinen idealen Bewerbern und Bewerberinnen gefunden wird, kannst du hier nachlesen.
Tipp 3: Suche deine zukünftigen IT-Mitarbeiter dort, wo sie sich aufhalten
Das ist weder die Zeitung, noch sind es die üblichen Online-Portale.
Vergiss nicht, die guten IT-Expertinnen und -Experten haben alle einen Job, sind in den seltensten Fällen aktiv auf der Suche und durchforsten auch keine Stellenportale. Im Gegenteil: sie werden gefunden und umworben.
Wie heißt das für dich als Arbeitgeber?
Mach es anders als die meisten Unternehmen und nutze moderne Recruiting-Methoden wie z.B. Performance Recruiting. Du machst auf den Social Media Kanälen gezielt auf deine zu besetzenden Positionen aufmerksam. Also genau da, wo sie sich aufhalten. Zusätzlich präsentierst du dich als moderner Arbeitgeber mit zeitgemäßem Recruiting.
Erzähl jedem, der nicht bei drei auf dem Baum ist, dass du einen spannenden Job zu vergeben hast. Wirklich jedem einer Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Freunden, Familienmitgliedern, ehemaligen Studienkollegen – wirklich JEDEM.
Sorg dafür, dass deine Mitarbeitenden sich wohlfühlen, gerne zur Arbeit kommen und Fans ihres eigenen Unternehmens sind. Dann kannst du nämlich sicher sein, dass dein “Mitarbeiter werben Mitarbeiter”-Programm wirklich funktioniert. Deine Leute werden Werbung für eure Jobs machen und diese in ihren Netzwerken den Fachkollegen gezielt empfehlen.
Nutze LinkedIn, Xing, Konferenzen, Fachvorträge und Netzwerkveranstaltungen, um dich mit potenziellen zukünftigen Mitarbeitenden zu vernetzen. Das nennt man im Fachjargon auch “Active Sourcing” und es funktioniert wie Kundengewinnung. Es braucht Vertrauen, Interesse und den richtigen Zeitpunkt.
Seid kreativ und überlegt euch gemeinsam, welche coolen Aktionen bei eurer ZIelgruppe gut ankommt. Software-Entwickler haben vielleicht Spaß daran, an einem Hackathon teilzunehmen, bei dem sie etwas gewinnen können, Cyber-Expertinnen lockt evtl. ein cooles Hacking-Event und Fachkräfte für Systemintegration holt man mit Lan-Partys in der Firma ab.
Tipp 4: Mache deinen Bewerbern das Bewerben möglichst einfach:
Ich weiß, ich klinge wie ein Papagei doch ich kann das nicht oft genug sagen: qualifizierte IT-Fachkräfte sind nicht auf der Suche nach einem neuen Job. Sie können wählen. Sie sind umworben.
Sie haben es nicht nötig, sich bei dir mit CV, Anschreiben oder – noch umständlicher – auf dem Bewerbungsportal deines Unternehmens vor dem Absenden der eigentlichen Bewerbung zu registrieren.
Mach es deshalb besser und anders. Mach es deinen Bewerbern so einfach wie möglich, mit dir Kontakt aufzunehmen und respektiere ihre Zeit und ihre Expertise.
Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. der Link auf das XING oder LinkedIn-Profil reichen für den Erstkontakt völlig aus. Die Bewerbung muss mit wenigen Klicks über das Smartphine möglich sein.
Noch schneller geht es, wenn du deinen Bewerbern und Bewerberinnen den Zugriff auf deinen Kalender ermöglichst. Dort können sie sich einen Termin für ein kurzes Kennenlerngespräch buchen. So easy und so wirkungsvoll.
Fachkräfte in der IT schätzen klare Strukturen, moderne Tools und effiziente Prozesse mehr als alles andere.
Du punktest damit schon vor dem ersten Kennenlernen bei deinen zukünftigen Mitarbeitern.
Tipp 5: Führe im Bewerbungsprozess immer ehrliche Gespräche auf Augenhöhe
Wie führst du deine Vorstellungsgespräche?
Fragst du deine Bewerbenden aus und erzählst nur wenig über dich und das Unternehmen?
Oder führst du echte Vorstellungsgespräche. Also ein Gespräch, in dem ihr euch einander vorstellt und euch offen und ehrlich über eure Wünsche, gegenseitigen Erwartungen, Wertvorstellungen und Anforderungen an die Position austauscht?
Empathische Gespräche auf Augenhöhe mit echtem Interesse am Gegenüber sind wichtig für eine gute Entscheidung. Und zwar für beide Seiten. Die Gespräche dienen dazu,
Sich näher kennenzulernen und herauszufinden, ob man sich sympathisch ist und sich eine langfristige Zusammenarbeit vorstellen kann
Die Fähigkeiten, Kompetenzen und Stärken der Bewerbenden mit den Anforderungen an die Position abzugleichen
Die gegenseitigen Erwartungen an eine langfristige Zusammenarbeit zu besprechen und dabei auch Herausforderungen der Position oder anstehende Veränderungen im Unternehmen offen anzusprechen
Arbeitszeit und Arbeitsbedingungen, Eintrittstermin, Gehalt und andere wichtige Vertragsbedingungen zu klären
Einarbeitung, erste Aufgabenstellungen und Entwicklungsmöglichkeiten zu klären
Wenn du dir zu Beginn des Bewerbungsprozesses genau überlegt hast, welche Fähigkeiten, Kompetenzen und Persönlichkeit deine neue Mitarbeiterin mitbringen soll (siehe Schritt 1), ist es ganz einfach in den Gesprächen herauszufinden, ob die bewerbenden gut passen oder nicht.
Doch nicht in Form von „inquisitorischen“ Interviews, sondern in lockeren Gesprächen auf Augenhöhe.
Sorge immer für eine entspannte und lockere Gesprächsatmosphäre. Stelle offenen Fragen und HÖR genau hin, was deine Gesprächspartner erzählen.
Folgender Ablauf hat sich bewährt:
1. Kurzes Kennenlerngespräch per Telefon oder Video
Dauer: 15-30 Minuten Teilnehmer: direkte/r Vorgesetzte/r Ziel: entscheiden, ob man grundsätzlich zusammenpasst und intensivere Gespräche führt. Inhalt: fachliche Qualifikation grundsätzlich ok? Gehaltsvorstellung passt zum Gehaltsrahmen für die Position? Wir sind uns sympathisch?
2. Vorstellungsgespräch vor Ort oder per Video
Dauer: 60-90 Minuten Teilnehmer: Vorgesetzte/r und Vertreter der HR (falls vorhanden) – ggf. eine zukünftige Kollegin Ziel: entscheiden, ob man zusammenpasst und zusammenarbeiten möchte Inhalt: intensiver Austausch über die fachlichen Anforderungen, die Herausforderungen der Position, die Stärken, Erfahrungen und Talente der Bewerberin, das Unternehmen, das Team, die gegenseitigen Erwartungen
3. Termin vor Ort, um das Team kennenzulernen und den Arbeitsvertrag zu unterzeichnen
Tipp 6: Sei schnell in der Rückmeldung und in den Entscheidungen
Du überraschst deine Bewerberinnen und Bewerber sehr positiv mit einem effizienten Bewerbungsprozess und kurzen Reaktionszeiten.
Deine Aufgabe als Arbeitgeber ist es, deine Bewerber mit Klarheit und Struktur durch den gesamten Bewerbungsprozess zu führen. Sie müssen zu jedem Zeitpunkt im Bewerbungsprozess wissen, woran sie sind und was der nächste Schritt ist.
So gehst du vor:
Ruf gute Bewerberinnen und Bewerber innerhalb von 24 – 48 Stunden an, um einen Termin für das Kennenlerngespräch zu verabreden. Es sollte innerhalb der nächsten ein bis zwei Tage stattfinden.
Wenn du im Kennenlerngespräch ein gutes Gefühl hast und dir eine Zusammenarbeit grundsätzlich vorstellen kannst, dann sag das deinem Gesprächspartner direkt am Ende des Gesprächs. Diese Offenheit erzeugt Sympathie und schafft Vertrauen. Organisiere den Termin für das zweite Gespräch so schnell wie möglich: Idealerweise findet er innerhalb der nachfolgenden 5 – 7 Tage statt.
Hast du im ersten Gespräch bereits das Gefühl, deinen Wunschmitarbeiter vor dir zu haben, hälst du für das Folgegespräch einen Arbeitsvertrag bereit. Wenn sich der gute Eindruck aus dem ersten Gespräch auch im zweiten bestätigt, machst du Nägel mit Köpfen:
Nimm den vorbereiteten Vertrag, trage Gehalt und Starttermin ein, unterzeichne und überreiche ihn feierlich.
Mit dieser Geste erzeugst du ein unbeschreibliches WOW-Gefühl bei deinem zukünftigen Mitarbeiter.
Geschwindigkeit im Bewerbungsprozess ist essenziell, um gute IT-Fachkräfte für sich zu begeistern. Du kannst diese raschen Entscheidungen nur dann treffen, wenn du genau weißt, wen du suchst und wie du im Gespräch herausfindest, ob du die richtige Person vor dir hast (s. Punkt 1).
Bist du zu langsam, ist die Fachkraft schon wieder vom Arbeitsmarkt verschwunden und du darfst wieder von vorn beginnen.
Bonustipp: Sorg dafür, dass dein Bewerbungsprozess allen Bewerbenden positiv in Erinnerung bleibt.
Eine Sache bleibt noch: Das Ding mit den Absagen. Unangenehm aber so wichtig für einen Recruiting-Prozess, der bei allen Bewerberinnen und Bewerbern in positiver Erinnerung bleibt.
So geht’s:
Schicke allen Bewerbenden eine freundliche Absage per Mail, die für die Position nicht in Frage kommen und mit denen du kein Erstgespräch führen wirst. Du wirst begeisterte Dankesmails erhalten, wenn du deine Absage um eine nachvollziehbare Begründung ergänzt und sie sofort nach Eingang der Bewerbung versendest.
Ruf alle Bewerbenden an, mit denen du ein oder mehrere Gespräche geführt hast. Begründe deine Entscheidung kurz, klar und nachvollziehbar. Frag auch nach, ob du dich wieder melden darfst, wenn du die nächste Stelle frei hast. Idealerweise bist du sowieso mit allen Bewerbern und Bewerberinnen vernetzt (z.B. über LinkedIn), sodass eine erneute Kontaktaufnahme ganz einfach ist.
Fazit: Mit Struktur, Geschwindigkeit und Wertschätzung gewinnst du gute IT-Fachkräfte.
Welchen meiner 6 Tipps wirst du als erstes umsetzen? Schreib mir. Ich freue mich darauf, von deinen Erfahrungen und deinen Erfolgen zu hören.
Über die Autorin
Dr. Claudia Hümpel schafft es, als gelernte Mathematikerin immer, das Wesentliche auf den Punkt zu bringen. In Ihrer Laufbahn hat sie Software entwickelt, Teams geführt, ein Unternehmen geleitet, Digitalisierungsprojekte gewuppt und zig Unternehmen mit passenden Fach-und Führungskräften glücklich gemacht.
Seit einigen Jahren unterstützt sie IT & Engineering-Unternehmen mit ihrem Know-How darin, ein gefragter Arbeitgeber zu werden.
